USO ESPACIOS DEL COEIB
aAÁMBITO DE APLICACIÓN
a. Usuarios del reglamento:
1. Personas colegiadas: Prioridad en el uso de los espacios con beneficios y condiciones preferenciales.
2. Personas no colegiadas (físicas o jurídicas): Acceso bajo solicitud y condiciones específicas.
3. Entidades colaboradoras: Incluye universidades, empresas e instituciones públicas o privadas.
b. Tipologías de actividades permitidas
1. Formación técnica y profesional.
2. Formación en Soft Skills.
3. Colaboraciones académicas con entidades de formación
4. Presentaciones y demostraciones.
5. Charlas y seminarios
6. Otras formaciones.
7. Uso de zonas habilitadas por colegiados para trabajo de tipo ofimático
8.- Otras actividades
c. Exclusiones
Uso para actividades personales, no relacionadas con los fines del Colegio.
d. Aprobaciones
1. Aprobaciones habituales: Las actividades formativas y otras relacionadas serán aprobadas por la
Comisión de Formación o por la Junta de Gobierno del COEIB, según el tipo de actividad.
2. Aprobaciones en situaciones extraordinarias: Para casos no relacionados con la formación, la aprobación
será competencia de la Junta de Gobierno o del Decano.
e. Flexibilidad ante imprevistos
El COEIB se reserva el derecho de modificar las condiciones de uso en situaciones excepcionales,
como emergencias o eventos institucionales relevantes.
3. TIPOLOGÍAS DE USO Y ACCESO A LOS ESPACIOS
a. Actividades formativas y profesionales
Cursos, talleres, charlas, seminarios, presentaciones y otras actividades relacionadas con la
ingeniería, impartidos por colegiados o entidades colaboradoras. En este apartado se
incluyen también las formaciones en soft skills.
b. Espacios individuales de trabajo
Exclusivo para colegiados al día en sus cuotas.
c. Reuniones y networking
Encuentros profesionales y colaborativos.
d. Eventos corporativos y externos
Uso por entidades externas alineadas con los objetivos del Colegio o que el COEIB
considere que es adecuado para fomentar la función social ante la Sociedad Civil.
e.- Uso de zonas comunes como lavabos, pasillos y cafetería
4. CONDICIONES ECONÓMICAS DE USO
a. Tarifas para colegiados
Los colegiados disfrutarán de un 100% de descuento en todos los usos relacionados con la formación,
excepto en el uso de espacios individuales explicado a continuación.
b. Tarifas para el uso de espacios individuales por colegiados
1. Horas gratuitas: Cada colegiado dispone de 80 horas mensuales gratuitas para el uso de espacios
individuales.
2. Coste adicional: A partir de la hora 80, se aplicará un coste de 1 € por cada 4 horas adicionales de
uso.
3. Gestión horaria: El control de las horas utilizadas será automático, gestionado a través de la plataforma
online del COEIB, que notificará a los usuarios cuando se alcance el límite de horas gratuitas.
c. Tarifas para no colegiados
1. Uso del auditorio (sala de formación): Jornada completa (dentro del horario del COEIB): 500 €.
Media jornada (en horario de mañana o tarde): 300 €.
2. Uso de salas grupales: Menos de 2 horas: 100 €. Entre 2 y 5 horas: 200 €.
3.- Eventos coorganizados con el COEIB 50% de descuento sobre tarifas
d. Servicios adicionales
1. Uso de bar y/o catering: Facturado en función del coste del servicio contratado o gestionado por el
COEIB, con un incremento del 20% para cubrir gastos operativos.
2. Recursos tecnológicos y logísticos: Sistemas audiovisuales avanzados, soporte técnico y conectividad
especial, sujetos a tarifas adicionales según recursos requeridos
3.- Uso de baños y pasillos incluido
5. PROCEDIMIENTO DE RESERVA Y GESTIÓN DE ESPACIOS
Como aspecto fundamental se establece que la prioridad siempre será para eventos del
COEIB y/o organizados por el mismo
a. Solicitud de reserva
Las reservas se realizarán a través de la plataforma online del COEIB, disponible para todos los
usuarios registrados.
? Canales de solicitud:
? Todas las reservas deberán realizarse contactando con el COEIB con antelación.
? Información requerida:
? Nombre del solicitante y, en caso de grupos, información básica de todos los
asistentes.
? Detalle de la actividad a realizar (formación, reunión, presentación, etc.).
? Fecha, hora de inicio y duración estimada.
? Equipamiento necesario (audiovisual, internet, mobiliario especial, etc.).
? Plazo para solicitudes:
? Las reservas deben realizarse con al menos 48 horas de antelación para garantizar
disponibilidad y confirmación.
b. Confirmación de reserva
? Validación manual:
? En casos que requieran autorización especial (como actividades externas o eventos
de mayor escala), la administración del COEIB revisará la solicitud antes de
confirmarla.
? Notificación al solicitante:
? Una vez aprobada, el solicitante recibirá un correo electrónico o notificación en la
plataforma con los detalles de la reserva.
c. Política de cancelación
Las cancelaciones deberán realizarse con al menos 24 horas de antelación para evitar posibles penalizaciones.
? Plazo para cancelar:
? Las cancelaciones deberán realizarse con al menos 24 horas de antelación para
evitar sanciones.
? Sanciones por cancelaciones tardías:
? Si una reserva se cancela con menos de 24 horas de antelación, se considerará
como un incumplimiento leve y quedará registrado en el historial del usuario.
? Reasignación del espacio:
? En caso de cancelación, el espacio se pondrá automáticamente disponible para
otros usuarios en la plataforma.
d. Gestión de incidencias durante la reserva
? Soporte técnico:
o En caso de problemas con el equipamiento o infraestructura, el usuario podrá contactar
con el personal de soporte del COEIB a través del número indicado en su reserva.
? Notificación de problemas:
? Cualquier incidencia que ocurra durante el uso de los espacios deberá ser notificada al
COEIB en un plazo máximo de 24 horas tras finalizar la actividad.
e. Registro de uso
1. Historial de reservas:
o La plataforma online mantendrá un registro de todas las reservas realizadas por cada
usuario, incluyendo fechas, actividades y observaciones.
2. Uso para auditorías:
o Este registro permitirá realizar auditorías periódicas sobre el uso de los espacios y el
cumplimiento de las normas del reglamento.
6. NORMAS GENERALES DE USO
a. Uso permitido
1. Actividades alineadas con los fines del COEIB:
o Los espacios deben utilizarse exclusivamente para actividades profesionales,
formativas o relacionadas con los objetivos del Colegio.
o Está permitido el uso para reuniones, formaciones técnicas, charlas, talleres,
presentaciones y actividades de networking que respeten los valores y objetivos
del COEIB.
o Se prohíbe el acceso a personas no autorizadas o ajenas al evento
o El uso y disfrute de los espacios estará disponible exclusivamente durante el
horario solicitado para el evento. No se permitirá el acceso antes ni después de
dicho horario, salvo autorización expresa por parte de la administración del Colegio.
2. Respeto a las instalaciones y recursos:
o Los usuarios deben utilizar los recursos proporcionados (equipamiento audiovisual,
mobiliario, zonas de paso, baños, etc.) de manera adecuada, evitando su
deterioro. Esto incluye no sólo los espacios sino el equipamiento, mobiliario y
todos los objetos existentes.
b. Responsabilidad del usuario
1. Cuidado de las instalaciones:
o Los usuarios son responsables de devolver las instalaciones en las mismas
condiciones en las que las recibieron.
o Todo daño ocasionado a los espacios, las instalaciones o equipos será imputable
al usuario responsable, quien deberá asumir los costes de reparación o
reposición.
2. Cumplimiento del reglamento:
o El uso de los espacios implica la aceptación de todas las normas contenidas en
este reglamento.
o En caso de dudas sobre las normas, los usuarios pueden contactar al COEIB
para obtener aclaraciones.
c. Prohibiciones
1. Subarrendamiento y uso indebido:
o Está prohibido subarrendar los espacios o ceder su uso a terceros sin autorización
previa del COEIB.
o No se permite realizar actividades contrarias a la normativa vigente, a los valores
del Colegio o que puedan afectar la imagen de la institución.
2. Alimentos y bebidas:
o El consumo de alimentos y bebidas solo está permitido en las áreas designadas
o previa autorización explícita.
3. Ruido y actividades disruptivas:
o Las actividades que generen niveles de ruido excesivos o interfieran con el uso
adecuado de otros espacios están estrictamente prohibidas.
o Esta prohíbido fumar en todos los espacios del COEIB
d. Uso de equipamiento
1. Reserva y cuidado:
o El uso del equipamiento audiovisual, técnico o cualquier recurso adicional debe
ser especificado en la solicitud de reserva.
o Los usuarios son responsables del cuidado de los equipos proporcionados durante
su uso.
2. Devolución en condiciones óptimas:
o Al finalizar la actividad, el equipamiento deberá devolverse en condiciones óptimas.
Cualquier mal funcionamiento debe reportarse inmediatamente al COEIB.
o Finalizado el evento la sala debe quedar en las mismas condiciones en que se
entregó, es decir, limpia y sin residuos. La falta de limpieza que requiera la contratación
de una persona especializada, se hará a coste de los organizadores
del evento.
e. Acceso y puntualidad
1. Horarios establecidos:
o Los usuarios deberán respetar los horarios establecidos en su reserva. El acceso
a las instalaciones solo estará permitido dentro del tiempo reservado.
2. Finalización de actividades:
o Las actividades deberán finalizar en el horario estipulado para permitir la preparación
del espacio para el siguiente usuario.
f. Cumplimiento de normativas legales
1. Seguridad y legalidad:
o Todas las actividades deben cumplir con las normativas legales aplicables, incluyendo
las relacionadas con seguridad, accesibilidad y protección de datos.
o El usuario deberá garantizar que los asistentes cumplen con las normativas legales
aplicables.
7. SANCIONES Y PENALIZACIONES
a. Tipos de incumplimientos
1. Leves:
o Retrasos menores en la devolución o desocupación del espacio reservado, que
no interfieran significativamente con otras actividades.
o Falta de limpieza o desorden en las instalaciones tras su uso.
o Incumplimiento menor de las normas generales, como no respetar la disposición
del mobiliario.
2. Graves:
o Daños materiales a las instalaciones, mobiliario o equipos tecnológicos del
COEIB.
o Superación de la capacidad máxima permitida en las salas.
o Uso no autorizado de los espacios para actividades contrarias a los fines del
COEIB.
o Reiteración en incumplimientos leves tras un aviso formal.
3. Muy graves:
o Subarrendamiento o cesión no autorizada de los espacios a terceros.
o Realización de actividades ilegales o contrarias a los principios del COEIB.
o Actos que comprometan la seguridad de las personas, los bienes del Colegio o
las instalaciones.
o Reincidencia en incumplimientos graves.
b. Sanciones aplicables
1. Para incumplimientos leves:
o Primera infracción: Aviso formal por escrito, sin penalización económica.
o Reincidencia: Registro en el historial del usuario, con posibilidad de suspender
su derecho a reservar espacios por un período de hasta 1 mes.
2. Para incumplimientos graves:
o Suspensión temporal del derecho a utilizar los espacios del COEIB, por un período
de 1 a 6 meses.
o Reparación o reposición de los daños ocasionados, con costes económicos a
cargo del usuario.
o Inclusión del incumplimiento en el historial del usuario.
3. Para incumplimientos muy graves:
o Suspensión definitiva del acceso a las instalaciones del COEIB.
o Notificación a la Junta de Gobierno para la evaluación de medidas adicionales,
que pueden incluir la exclusión como usuario del servicio.
o En casos extremos, como actividades ilegales, el COEIB notificará a las autoridades
competentes.
c. Procedimiento sancionador
1. Notificación inicial:
o El COEIB enviará al usuario un informe escrito que incluirá:
? Descripción del incumplimiento (fecha, lugar, detalles).
? Tipo de sanción propuesta o acción correctiva requerida.
? Plazo para presentar alegaciones.
2. Derecho de audiencia:
o El usuario tendrá un plazo de 5 días hábiles para presentar pruebas, justificaciones
o alegaciones en su defensa.
3. Resolución del caso:
o La Comisión de Formación o la Junta de Gobierno, según corresponda, evaluará
las alegaciones y emitirá una resolución formal en un plazo de 10 días hábiles.
o La resolución será comunicada al usuario, especificando la sanción y las acciones
necesarias.
4. Revisión de sanciones:
o En caso de desacuerdo, el usuario podrá solicitar una revisión ante la Junta de
Gobierno en un plazo de 10 días hábiles. La decisión de la Junta será definitiva.
d. Registro de incidencias
1. Historial de usuarios:
o Se llevará un registro de todas las incidencias y sanciones aplicadas a cada
usuario.
2. Acceso al historial:
o Este historial será considerado en futuras solicitudes de reserva o uso de los
espacios.
o Los usuarios con múltiples sanciones podrán ser objeto de restricciones adicionales.
e. Ejecución de sanciones económicas
1. Evaluación de daños:
o En caso de daños materiales, el COEIB emitirá un informe detallando los costes
de reparación o reposición.
2. Plazo de pago:
o Las sanciones económicas deberán ser abonadas en un plazo de 15 días tras
la notificación.
3. Consecuencias del impago:
o El impago de sanciones económicas podrá derivar en la suspensión del acceso
a las instalaciones hasta que se regularice la situación.
f. Principios rectores del procedimiento sancionador
1. Proporcionalidad:
o Las sanciones serán proporcionales a la gravedad del incumplimiento y al impacto
ocasionado.
2. Transparencia:
o Todos los pasos del procedimiento serán documentados y comunicados al
usuario de forma clara.
3. Equidad y defensa:
o Se garantizará el derecho de audiencia y la posibilidad de revisión para todos
los usuarios afectados.
8.- REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO
a. Revisión periódica y extraordinaria
1. Periodicidad: El reglamento será revisado anualmente para asegurar su alineación con las
necesidades de los colegiados y del COEIB. En caso de que, a criterio del COEIB sea
necesario incluir una modificación o añadido al reglamento, se realizará sin tener que cumplir
el plazo de revisión periódica anual, pudiendo realizarse en el momento que la Junta de
Gobierno del COEIB (a petición de un colegiado, de la Comisión de Formación o de cualquier
miembro de la Junta) lo considere necesario.
2. Órgano responsable: La Junta de Gobierno del COEIB liderará la revisión, en colaboración
con la Comisión de Formación.
3. Objetivo: Actualizar tarifas, condiciones de uso y procedimientos en función de cambios
operativos, tecnológicos o legales. Los precios se actualizarán anualmente según el IPC del
año anterior.
b. Procedimiento de actualización
1. Propuestas de modificación: Cualquier miembro del COEIB podrá proponer
modificaciones, que serán evaluadas por la Comisión de Formación o la Junta de Gobierno
según el ámbito.
2. Aprobación inicial: La Junta de Gobierno revisará y aprobará las modificaciones antes de
someterlas a la Junta General.
3. Aprobación final: Las modificaciones entrarán en vigor tras la ratificación por la Junta
General del COEIB.
c. Comunicación de cambios
1. Notificación a los colegiados: los cambios aprobados se comunicarán a través de la página
web del COEIB y boletines oficiales.
2. Plazo de implementación: Los cambios entrarán en vigor a partir de la fecha establecida
en la notificación oficial.
d. Transparencia y participación
1. Acceso al reglamento actualizado:
o La versión más reciente del reglamento estará disponible para todos los colegiados
en el portal oficial del COEIB.
2. Fomento de la participación:
o Durante el proceso de revisión, se podrán habilitar foros o encuestas para recabar
opiniones de los colegiados.
e.- Aceptación del reglamento
La solicitud y uso de los espacios aquí definidos implican la aceptación de todas las
disposiciones contendidas en este reglamento
9. RETROALIMENTACIÓN DE USUARIOS
a. Proceso de recolección
1. Se habilitará un formulario digital accesible desde la página web del COEIB para que los
usuarios puedan enviar comentarios, sugerencias y evaluaciones sobre el uso de los
espacios.
2. Los datos recolectados serán evaluados anualmente para identificar áreas de mejora y
posibles ajustes al reglamento.
b. Evaluación de propuestas
1. La Comisión de Formación revisará todas las propuestas y comentarios recibidos.
2. Las propuestas que se consideren relevantes se incluirán en las discusiones para la
revisión del reglamento.
c. Transparencia
1. Los cambios realizados en función de la retroalimentación serán comunicados a todos los
colegiados.
2. Se publicará un informe anual detallando las sugerencias recibidas y las acciones tomadas
en respuesta.
ANEXO: DETALLE DE ESPACIOS Y RECURSOS
a. SEDE DE PALMA
1. Auditorio: Capacidad: 30 personas o lo que indique la norma de contra incendios de
aplicación. Equipamiento: Proyector, pantalla interactiva, sistema de videoconferencia y
sonido avanzado. Uso recomendado: Formaciones, presentaciones, eventos híbridos.
2. Sala de reuniones: Capacidad: 15 personas. Equipamiento: Pantalla, conexión a internet y
mobiliario ergonómico.
3. Espacios individuales: Módulos disponibles: 10. Equipamiento: Escritorios, conexión
eléctrica, internet de alta velocidad.
b. SEDE DE IBIZA
1. Sala polivalente: Capacidad: 20 personas en la Sala Polivalente o el número que indique la
norma de contraincendios en vigor. Equipamiento: Proyector, pizarra interactiva, sistema de
sonido. Uso recomendado: Charlas, talleres técnicos y eventos híbridos. A lo anteriormente
expuesto se une una Sala denominada Biblioteca con capacidad para 19 personas.
2. Espacios individuales: Módulos disponibles: 5. Equipamiento: Escritorios, sillas
ergonómicas, internet de alta velocidad.
c. SEDE DE MENORCA
1. Sala principal: Capacidad: 30 personas o lo que indique la norma de contraincendios en
vigor. Equipamiento: Pantalla, sistema de videoconferencia. Uso recomendado: Reuniones
técnicas y pequeñas formaciones.
2. Espacios individuales: Módulos disponibles: 3. Equipamiento: Escritorios, internet de alta
velocidad y sillas ergonómicas.
d. RECURSOS GENERALES
1. Conectividad: Acceso a internet de alta velocidad en todas las sedes.
2. Tecnología audiovisual: Equipos de última generación para videoconferencias y
presentaciones.
3. Catering: Servicio de bar y catering disponible bajo reserva previa.
4. Accesibilidad: Instalaciones adaptadas para personas con movilidad reducida